1. Учет рабочего времени с момента выхода на линию.

Применяются различные подходы организационного и технического характера, например, водители выполняющие заказные случайные перевозки обязаны по приходу на АТП открыть автомобиль и включить зажигание (возможно попутно завести, прогреть, продиагностировать готовность ТС). С организационной точки зрения это несложно и вполне оправданно, а с технической дает возможность учета по событию “Зажигание” четкий момент появления водителя на АТП. Заказ может поступить в течение дня, однако водитель таким образом уже зафиксирован на работе .

Другой пример: все автомобили на АТП, выполняет доставку товара, причем АТП совмещено с предприятием выпускающем товар.  В этих случаях имеется фиксированное начало рабочего дня в 6:00 утра и хотя фактически автомобиль может выехать после загрузки товаром, начало рабочего дня фиксировано. Зато как узнать окончание? Т.к. автомобили развозят товар ежедневно, но по высоконагруженным и меняющимся маршрутам, время окончания рабочего дня зависит от множества факторов. Возникает понятие переаботки в некоторые дни недели. Оплата переработок, как и вообще отслеживание баланса в этом вопросе выполняется с использованием отчета о переработках. Он базируется на автоматической фиксации моментов въезда (возврата) на АТП с помощью географических зон GPSBOX.

Третий пример: автомобили вообще не на АТП, а на отстое у места жительства каждого агента. В этом случае руководитель вообще не в состоянии никаким ручным методом зафиксировать время начала рабочего дня у агента, особенно, если агенты в 26 городах страны! В этом случае используется засечка момента начала рабочего дня на основе механизма пользовательских точек интереса. Это типичные проблемы больших торгово-производственных предприятий с региональным распределением торговых представителей (агентов).

2. Учет рабочих процессов на протяжении дня. Еще интересней (и сложнее) варианты использования функций GPSBOX для учета рабочих процессов внутри рабочего дня. На рис.1  показаны оплаченные перевозки грузовых такси. В течение дня автомобили могут быть заказаны несколько раз на мелкие заказы или единожды на весь день. В этом случае технологии используются уже для рассчета стоимости обслуживания (по факту). Алгоритм, который использует уже в программе 1С, основан на продолжительности (чч:мм) или протяженности (км) рейса, а также географическом месте начала и (или) окончания рейса — тарифные зоны. Учитываются даже тарифные зоны всех остановок ТС для особых случев и конфигураций рейсов. Эти данные поступают из системы GPSBOX  по каждому автомобилю, что позволяет осуществлять достоверный биллинг заказов и приводит к повышению доверия заказчиков.

Картинка также наглядно показывает загруженность автопарка и то какие ТС пользуются наибольшим спросом.

Понятно,что и все количественные показатели временных показателей фиксируются и позволяют вычислять эффективность работы как служб доставки, так и специфических агентских заданий:

1. количество доставок/ посещений в день;
2. самая первая доставка дня/самое первое агентское посещение;
3. самая долгая, самая быстрая и средняя доставка/посещение;
4. суммарная длительность в доставках/посещениях и различные отношения ее к пробегу, к всему рабочему времени и т.п.

Если в некий отчетный период вы в состоянии приложить к этой статистике и финансовые показатели эффективности водителя/курьера или агента — вы можете эффективно управлять персоналом на основе реальных показателей. Это и должно быть целью любого руководителя!

При наличии региональных подразделений(офисов, магазинов, складов), у каждого  имеется собственный автопарк. Бывает и  сложнее: определенная группа автомобилей обслуживает определенные регион(ы), магазины или определенные задачи (магистральные перевозки, адресные доставки). Часто (всегда!) необходимо обеспечить единую систему отчетности, единую методику для передачи данных в бухгалтерию для покрытия расходов.

В этом случае одна из архитектурных особенностей нашей системы — единая БД и единая среда функционирования (корпоративный веб-сайт) являет собой явное преимущество. Каждый ответственный сотрудник, работающий с сайтом имеет персональный логин/пароль (учетную запись).

Особенно удобным является ввод нового сотрудника в дело.  Неважно в каком региональном офисе происходят кадровые изменения, администрирование сайта централизовано. В учетной записи уволенного (предыдущего) сотрудника меняется содержимое, а извещение о включении нового отправляется непосредственно по е-мейлу новому сотруднику.

Новый сотрудник переходит по ссылке и вуаля! он в среде, где накоплены все данные об автотранспорте. Это несравнимоудобнее, чем передача бумаг, записок, файлов и т.п.

Безопасность. Все пользователи сайта могу быть распределены по группам. Доступ к элементам сайта может управляться как на уровне групп, так и на уровне индивидуальных учетных записей. Если пользователь является автором, т.е. ведет запись каких либо данных на сайт, то его авторство фиксируется, как и фиксируется время создания записи, время изменения, и каждая версия изменения. Это позволяет наделять все сведения документными свойствами и фиксирует ответственность автора.

Ведется статистика посещения страниц сайта пользователями.

Автомобили, в свою очередь, также распределяются на группы, что влияет на их видимость в страницах сайта. Автомобиль может быть в одной или нескольких группах.

Удобство(юзабилити) Кроме групп, которые и в случае пользователей и в случае автомобилей являют собой сегмент безопасности, существуют и группировки в интерфейсах по любому описательному признаку: тоннаж, территориальная пренадлежность, тип топлива, тип кузова и т.д. Группировки помогают легче воспринимать информацию.

Сайт будет полезен: диспетчерским службам перевозок, курьерским службам, магистральным перевозкам, международным перевозчикам.

Если у вас небольшой автопарк или развозка собственных товаров, вы можете изучить опыт системного подхода к транспортному бизнесу и наметить пути для роста. Если у вас веб-магазин (ресторан, пиццерия, склад стройматериалов) с доставкой, попробуйте выделить, хотя бы мысленно доставку в отдельный бизнес и представить, что между ней и  основной коммерцией существуют реальные взаиморасчеты.
Если у вас уже есть реальные взаиморасчеты, то вы уже на ступеньку ближе к проблеме:

Как уменьшить транспортные издержки при распространении основного продукта?

Если ваш основной продукт имеет некие скоростные качества: четкий график, лимит времени годности, высокая ответственность за доставку в срок, то вы уже на две ступеньки ближе к проблеме:

Как обеспечить четкий механизм управления сроками и заданиями доставки основного продукта?

Если у вас множество менеджеров/диспетчеров, распределенный автопарк, филиалы в регионах или условно-свободные  агенты/курьеры, вы стоите на Эвересте проблем:

Как вообще управлять всем этим удаленно или как обеспечить всем одинаковые методы управления этим?

Какой бы размерности ни был ваш автопарк, какими бы особенностями ни обладал ваш бизнес, мы всегда найдем путь развития. Единственно важно лишь ваше желание: Вы хотите знать как в действительности работает ваш бизнес и какие “гайки в нем можно (и нужно!) крутить”.